Islamic University of Applied Sciences Rotterdam (IUASR)
Artikel 1 — Doel van de klachtenprocedure
Islamic University of Applied Sciences Rotterdam (IUASR) streeft naar een veilige, professionele en respectvolle leer- en werkomgeving voor studenten, medewerkers, docenten en externe betrokkenen. Deze klachtenprocedure biedt een duidelijke en zorgvuldige werkwijze voor het indienen, behandelen en afhandelen van klachten.
De procedure heeft als doel:
- klachten op een eerlijke, onafhankelijke en vertrouwelijke manier te behandelen;
- bij te dragen aan kwaliteitsverbetering binnen de organisatie;
- rechtszekerheid en transparantie te bieden aan alle betrokkenen.
Artikel 2 — Reikwijdte
Deze klachtenprocedure is van toepassing op klachten met betrekking tot:
- onderwijs en examinering;
- gedrag van medewerkers, docenten of studenten;
- dienstverlening en communicatie;
- administratieve processen;
- discriminatie, intimidatie of ongewenst gedrag;
- schending van interne regels of procedures.
Niet onder deze procedure vallen:
- bezwaren tegen examenresultaten waarvoor een aparte examen- of beroepsprocedure geldt;
- arbeidsrechtelijke geschillen;
- anonieme klachten, tenzij sprake is van ernstige integriteitskwesties.
Artikel 3 — Uitgangspunten
Bij de behandeling van klachten gelden de volgende uitgangspunten:
- Zorgvuldigheid — iedere klacht wordt serieus genomen.
- Vertrouwelijkheid — informatie wordt uitsluitend gedeeld met direct betrokkenen.
- Onafhankelijkheid — klachten worden objectief beoordeeld.
- Hoor en wederhoor — alle betrokken partijen krijgen gelegenheid hun standpunt toe te lichten.
- Tijdigheid — klachten worden binnen redelijke termijnen afgehandeld.
- Bescherming tegen benadeling — klagers mogen geen nadeel ondervinden van het indienen van een klacht.
Artikel 4 — Informele oplossing
Voordat een formele klacht wordt ingediend, wordt de klager aangemoedigd om de kwestie eerst informeel te bespreken met de direct betrokkene of diens leidinggevende of docent.
Indien de klacht niet naar tevredenheid wordt opgelost of indien een informele aanpak niet passend is, kan een formele klacht worden ingediend.
Artikel 5 — Indienen van een formele klacht
5.1 Wijze van indienen
Een formele klacht wordt schriftelijk ingediend via:
- e-mail aan het klachtenloket.
5.2 Inhoud van de klacht
De klacht bevat minimaal:
- naam en contactgegevens van de klager;
- datum van indiening;
- omschrijving van de klacht;
- datum of data waarop de gebeurtenis plaatsvond;
- namen van betrokken personen (indien bekend);
- eventuele relevante documenten of bewijsstukken.
5.3 Termijn voor indiening
Een klacht dient bij voorkeur binnen zes weken tot drie maanden na de gebeurtenis te worden ingediend.
Artikel 6 — Ontvangst en ontvankelijkheid
6.1 Ontvangstbevestiging
Binnen vijf werkdagen na ontvangst ontvangt de klager een schriftelijke ontvangstbevestiging.
6.2 Beoordeling ontvankelijkheid
De klachtenfunctionaris beoordeelt of:
- de klacht binnen de reikwijdte van deze procedure valt;
- voldoende informatie aanwezig is;
- de klacht ontvankelijk is.
Indien aanvullende informatie nodig is, krijgt de klager hiervoor een redelijke termijn. Indien een klacht niet ontvankelijk wordt verklaard, ontvangt de klager hiervan een gemotiveerde schriftelijke mededeling.
Artikel 7 — Behandeling van de klacht
7.1 Klachtenfunctionaris
Het bestuur wijst een onafhankelijke klachtenfunctionaris of klachtencommissie aan. De klachtenfunctionaris:
- onderzoekt de klacht;
- hoort betrokken partijen;
- bewaakt de procedure;
- brengt advies uit aan het bestuur.
7.2 Hoor en wederhoor
De klager en degene op wie de klacht betrekking heeft, krijgen gelegenheid om:
- schriftelijk of mondeling hun standpunt toe te lichten;
- relevante stukken aan te leveren;
- zich eventueel te laten bijstaan.
7.3 Onderzoek
De klachtenfunctionaris kan:
- documenten opvragen;
- gesprekken voeren met betrokkenen;
- deskundigen raadplegen;
- bemiddelingsgesprekken organiseren.
Artikel 8 — Besluitvorming
8.1 Termijn
De klacht wordt in beginsel binnen zes weken na ontvankelijkverklaring afgehandeld. Indien meer tijd nodig is, worden betrokkenen hierover schriftelijk geïnformeerd met vermelding van de reden en de verwachte termijn.
8.2 Uitkomst
Het bestuur neemt op basis van het advies van de klachtenfunctionaris een besluit. De klacht kan:
- gegrond;
- gedeeltelijk gegrond;
- ongegrond;
- niet-ontvankelijk worden verklaard.
8.3 Maatregelen
Afhankelijk van de aard van de klacht kunnen maatregelen worden genomen, waaronder:
- herstelmaatregelen;
- organisatorische verbeteringen;
- waarschuwingen of disciplinaire maatregelen;
- aanvullende begeleiding of training.
De uitkomst wordt schriftelijk aan betrokkenen meegedeeld.
Artikel 9 — Vertrouwelijkheid en gegevensbescherming
IUASR behandelt alle klachten vertrouwelijk en conform de toepasselijke privacywetgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Klachtdossiers worden uitsluitend toegankelijk gemaakt voor personen die direct betrokken zijn bij de behandeling van de klacht.
Artikel 10 — Registratie en rapportage
Alle formele klachten worden geregistreerd. IUASR kan een geanonimiseerde rapportage opstellen. Deze rapportage wordt gebruikt voor kwaliteitsverbetering binnen IUASR.
Artikel 11 — Slotbepalingen
De actuele versie van deze klachtenprocedure wordt gepubliceerd op de website en het interne platform van IUASR.
Een klacht indienen of vragen over deze procedure? Mail szaken@iuasr.nl met vermelding van ‘klacht’ in het onderwerp.