Islamic University of Applied Sciences Rotterdam (IUASR)
Artikel 1 — Inleiding
Islamic University of Applied Sciences Rotterdam (IUASR) conformeert zich naar de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dat houdt het volgende in: de IUASR is aan te merken als de verwerkingsverantwoordelijke voor het verwerken van de persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens van de aan IUASR verbonden studenten en medewerkers. De verwerking van gegevens vindt haar basis in hoofdzakelijk de wettelijke verplichtingen die op de IUASR rusten, alsook op de expliciete toestemming. De functionaris voor de gegevensbescherming (FG) van IUASR ziet erop toe dat de verwerking van persoonsgegevens door IUASR in overeenstemming is met de AVG.
Artikel 2 — Soorten persoonsgegevens
De volgende persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens kunnen door IUASR worden verwerkt:
- NAW-gegevens, geboortedatum en -plaats, pasfoto, IBAN, studentnummer, BSN, kopie identiteitsbewijs, diploma(‘s) vooropleiding;
- studiegegevens en studievoortgangsgegevens;
- overige wettelijk verplichte persoonsgegevens;
- persoonlijke gegevens of bijzondere persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor een goede begeleiding van de studenten en medewerkers met betrekking tot gezondheid en welzijn;
- overige wettelijk verplichte persoonsgegevens op basis van specifieke wetgeving (bijvoorbeeld Wet op het hoger onderwijs en Wetenschappelijk onderzoek (WHW), Belastingwet, Wet op de Identificatieplicht, Wet verbetering poortwachter, enz.).
Artikel 3 — Doeleinden
De IUASR gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
- Onderwijsadministratie en onderwijsondersteuning: werving en selectie van nieuwe studenten, studentenadministratie, interne en externe informatievoorziening, vastleggen van uitslagen, afgifte certificaten, diploma’s en graden, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met studenten, klantbetrokkenheid, relatiebeheer en marketing, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, onderbouwing ten behoeve van accreditatieonderzoeken, advies en begeleiding, behandelen van geschillen, het kunnen uitvoeren van een accountantscontrole.
- Personeelszaken: werving en selectie, vaststellen van salarisaanspraken, uitvoeren van de arbeidsovereenkomst, regelen van aanspraken op uitkeringen in verband met de beëindiging van een dienstverband, interne en accountantscontrole en in verband met de bedrijfsmedische zorg.
- Bedrijfsvoering en financiën: financiële administratie, beheren van de inkoopsystemen en betaalsystemen, uitvoeren en beheren van procedures gericht op IT, juridische zaken en overige bedrijfsvoering, interne en externe informatievoorziening, totstandkoming en uitvoering van overeenkomsten met medewerkers, klanten, consumenten, leveranciers en zakelijke partners, klantbetrokkenheid, relatiebeheer, marketing en marktonderzoek, gezondheid, veiligheid en beveiliging, organisatie-analyse, ontwikkeling en managementrapportage, klachtafhandeling.
- Algemene processen: web content management, bibliotheeksysteem, fysieke en digitale archivering, medezeggenschap en verkiezingen, klachtenprocedure en beroep en bezwaar.
- Wetenschappelijk onderzoek: het uitvoeren van wetenschappelijk onderzoek, onderzoek in zowel het algemeen belang als een specifiek belang en maatschappelijk of commercieel onderzoek.
De IUASR verwerkt persoonsgegevens door middel van de diverse websites van de IUASR, zoals middels contactformulieren verkregen persoonsgegevens. Dit gebeurt op basis van toestemming of vanwege het gerechtvaardigde belang van de IUASR.
Alle processen waarin persoonsgegevens worden verwerkt worden geregistreerd in een register van verwerkingsactiviteiten. De IUASR heeft daarmee een compleet en actueel overzicht van alle gegevensverwerkende processen.
De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven genoemde doeleinden gebruikt en voor andere doeleinden wordt expliciet je toestemming gevraagd.
Artikel 4 — Rechten van betrokkenen
Als eigenaar van je persoonsgegevens (betrokkene) heb je volgens de privacywetgeving bepaalde rechten. Verzoeken hiertoe kun je richten aan de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van de IUASR, via het mailadres: info@iuasr.nl.
De rechten van betrokkenen zijn:
- Recht op inzage: je kunt een verzoek aan de FG richten om een opgave te krijgen van de persoonsgegevens die wij van je verwerken en beheren.
- Recht op correctie: indien wij je persoonsgegevens foutief gebruiken, kun je vragen om correctie. Daarbij moet wel in overweging genomen worden dat de IUASR gehouden is aan de persoonsgegevens van Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO), gebaseerd op de gegevens in de Basisregistratie Personen (BRP) van je woonplaats.
- Recht om ‘vergeten te worden’: je kunt een verzoek doen om je gegevens te verwijderen uit de bestanden van IUASR. Hieraan zitten wel technologische en juridische beperkingen (bijvoorbeeld op basis van de Archiefwet).
- Recht op dataportabiliteit: je kunt een verzoek doen om je persoonsgegevens over te dragen aan een door jou aangegeven instantie.
Artikel 5 — Verstrekking aan derden
Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, tenzij IUASR daartoe verplicht is op grond van specifieke wetgeving, dan wel met de expliciete toestemming van de betrokkene.
Artikel 6 — Procedure melden datalekken
Indien je van mening bent dat er persoonsgegevens van studenten of medewerkers van IUASR voor onbevoegden toegankelijk zijn of je hiervan een vermoeden hebt, vragen wij je dit direct te melden bij de FG. De procedure voor het analyseren, oplossen en eventueel melden bij de AP van het data-incident treedt dan in werking.
Artikel 7 — Bewaartermijnen
De persoonsgegevens van studenten en medewerkers worden bewaard zolang dat wettelijk verplicht is.
Artikel 8 — Wijzigingen
De IUASR behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de privacyverklaring. Wij adviseren je daarom regelmatig de privacyverklaring na te lezen op eventuele wijzigingen.
Artikel 9 — Vragen, opmerkingen of klachten
De IUASR stelt jouw vragen en opmerkingen met betrekking tot deze privacyverklaring op prijs. Als je van mening bent dat deze privacyverklaring niet wordt nageleefd, een klacht hebt over het gebruik van je persoonsgegevens door IUASR, of een verzoek wilt indienen om gebruik te maken van je rechten als betrokkene, kun je dit rechtstreeks laten weten aan de FG via het mailadres: info@iuasr.nl.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via de site van de AP.
Vragen over deze privacyverklaring? Mail info@iuasr.nl (FG IUASR).